I. Lĩnh vực hộ tịch
1. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch của UBND xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là UBND cấp xã)
UBND cấp xã đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước và có yếu tố nước ngoài trong các trường hợp sau:
- Xác nhận vào sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch:
+ Khai sinh;
+ Kết hôn;
+ Giám hộ;
+ Nhận cha, mẹ, con;
+ Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc;
+ Khai tử.
- Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:
+ Thay đổi quốc tịch;
+ Xác định cha, mẹ, con;
+ Xác định lại giới tính;
+ Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi;
+ Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn;
+ Công nhận giám hộ;
+ Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Ghi vào sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch quy định tại các điều: Điều 1, Điều 29, 31, 32, 33, 35, 36, 38, 39, 41 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch được sửa đổi, bổ sung năm 2020, 2022, 2025;
- Thẩm quyền khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch quy định tại Điều 8 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến được sửa đổi, bổ sung năm 2025.
2. Giải quyết việc đăng ký hộ tịch
Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú.
Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại UBND cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì UBND cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
3. Trách nhiệm quản lý nhà nước về hộ tịch của UBND cấp xã
UBND cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương; cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi địa phương quản lý; tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và thống kê số liệu đăng ký hộ tịch báo cáo UBND cấp tỉnh.
Công chức tư pháp – hộ tịch giúp UBND cấp xã thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP; tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và thống kê số liệu đăng ký hộ tịch trên địa bàn.
II. Lĩnh vực nuôi con nuôi
1. Rà soát, tìm người nhận trẻ em làm con nuôi
Việc rà soát, tìm người nhận trẻ em làm con nuôi được thực hiện theo quy định tại Điều 6 của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP ngày 21/3/2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Nuôi con nuôi được sửa đổi, bổ sung năm 2016, 2019, 2025 (sau đây gọi là Nghị định số 19/2011/NĐ-CP) và ác quy định sau đây:
- UBND cấp xã định kỳ 06 tháng rà soát, đánh giá việc trẻ em cần được nhận làm con nuôi, nếu không có công dân Việt Nam thường trú ở trong nước nhận trẻ em làm con nuôi thì UBND cấp xã có văn bản kèm theo hồ sơ trẻ em gửi Sở Tư pháp để tìm người nhận trẻ em làm con nuôi.
- Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em mồ côi cả cha và mẹ, trẻ em không nơi nương tựa sống ở cơ sở nuôi dưỡng thì cơ sở nuôi dưỡng đánh giá việc trẻ em cần được nhận làm con nuôi, lập hồ sơ trẻ em bao gồm các giấy tờ, tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều 18 của Luật Nuôi con nuôi, xin ý kiến của cơ quan chủ quản.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ, cơ quan chủ quản có ý kiến để cơ sở nuôi dưỡng gửi Sở Tư pháp kèm theo hồ sơ trẻ em. Sở Tư pháp thông báo tìm người nhận con nuôi theo quy định tại khoản 3 Điều 6 của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP.
2. Việc giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực nuôi con nuôi
- Trường hợp người nhận con nuôi lựa chọn nộp hồ sơ không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thẩm quyền giải quyết việc nuôi con nuôi, Uy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người nhận con nuôi nộp hồ sơ đăng ký nuôi con nuôi trực tuyến đến đúng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền theo quy định.
- Đối với các thủ tục hành chính yêu cầu thành phần hồ sơ có Phiếu lý lịch tư pháp quy định tại khoản 3 Điều 17 của Luật Nuôi con nuối, điểm g khoản 1 Điều 31 của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm yêu cầu cơ quan quản lý dữ liệu lý lịch tư pháp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; cá nhân khi thực hiện các thủ tục hành chính này không phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ.
- Giấy khám sức khỏe của người nhận con nuôi và của người được giới thiệu làm con nuôi trong nước được quy định tại khoản 5 Điều 17 và điểm b khoản 1 Điều 18 của Luật Nuôi con nuôi do bệnh viện đa khoa hoặc phòng khám đa khoa hoặc Trung tâm y tế khu vực cấp.
III. Lĩnh vực chứng thực
1. Người thực hiện chứng thực
Người thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 9 Điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng 6 thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung năm 2025 (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
2. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Việc chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài được quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5; việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 38; sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được quy định tại Điều 39 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã./.